Сметная документация разрабатывается на разных стадиях проектирования — «Проект» (П) и «Рабочая документация» (РД). Каждая стадия имеет свой уровень детализации, допущения и нормативные требования. Ошибки в отнесении смет к конкретной стадии, дублирование затрат или преждевременное включение деталей РД на стадии П ведут к искажению стоимости и отказам при согласованиях. Проверка на соответствие стадии проектирования — важная часть профессиональной экспертизы.
Нередко сметы разрабатываются без учёта специфики стадии: на стадии П включаются детализированные позиции, характерные для РД, либо отсутствует укрупнённая оценка, необходимая для технико-экономических обоснований. Такая несогласованность может привести к дезинформации инвестора, ошибкам при госэкспертизе и конфликтам на стадии исполнения.
На стадии «Проект» смета носит предварительный характер, с укрупнённой детализацией и ориентировочной оценкой затрат. На стадии РД она должна быть детализирована, с точными объёмами и соответствием рабочим чертежам. Применение неправильной структуры или логики расчётов на каждой стадии может привести к нарушению требований государственных нормативов.
В проекте реконструкции учебного корпуса сметная документация была представлена на стадии П, но содержала подробные расценки, характерные для РД, включая специфические работы по отделке и инженерным системам. При проверке выяснилось, что часть расценок не имела проектного обоснования на данной стадии. После корректировки структура сметы была приведена в соответствие стадии П, и проект прошёл согласование без замечаний.